Rekisterissä käsitellään siihen kuuluvien diabetesyhdistysten jäsenien ja niiden entisten jäsenien sekä diabetesyhdistysten luottamushenkilöiden henkilötietoja.

Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä Sense.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistysten lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Diabeetikkolasten henkilö- ja terveystietojen käsittely perustuu huoltajien antamaan suostumukseen.

Jäsenrekisteristä saatavia lukumäärätietoja kerätään erilaisiin analyyseihin sekä yhdistyksittäin että koko Diabetesliiton osalta. Analyyseissa lukumäärätietoja käsitellään nimettöminä.

Jäsenrekisteritietoja voidaan käyttää tieteelliseen tutkimukseen yhdistyksen hallituksen päätöksellä tai valtakunnallisella tasolla Diabetesliiton hallituksen päätöksellä. Pääkaupunkiseudun Diabetesyhdistys päättää omien jäsentietojensa tutkimuskäytöstä myös valtakunnan tasolla. 

Jäsenrekisteriin kerättäviä tietoja käytetään myös toiminnan suunnitteluun.

Rekisterissä käsitellään diabetesyhdistysten jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tietoja. Näitä tietoja ovat: etu- ja sukunimi, postiosoite, syntymäaika, matkapuhelin, kotipuhelin, sähköposti, diabetestyyppi, sairastumisvuosi, sukupuoli, äidinkieli, jäsennumero. Lisäksi käsitellään jäsenyyden laskuttamiseen ja perintään liittyviä tietoja.

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi käytössä on Posti Group Oyj:n osoitepäivityspalvelu.

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Diabetesyhdistysten hallituksen nimetyllä henkilöllä on mahdollisuus saada käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajattu käyttöoikeus oman yhdistyksensä jäsenrekisteriin. Jäsenellä on halutessaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana omiin tietoihinsa.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisteriä käsittelevillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös diabetesyhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n jäsenvaltioiden alueen tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole esim. tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään viiden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella.

Diabetesyhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja palvelu- ja markkinointiviestejä. Profilointia tehdään mm. paikkakunnan, iän tai diabetestyypin perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja, esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä tarvittaessa vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisterissä oleva itseään koskeva tieto. Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli rekisteröidyn antamiin tietoihin tulee muutoksia. Rekisterinpitäjä voi korjata virheellisen tiedon myös oma-aloitteisesti saatuaan virheellisestä tiedosta tiedon.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, mukaan lukien profilointi. Kaikki rekisteröidyn pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: tietosuoja(at)diabetes.fi.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Diabetesliitto 

Tietosuoja 

Näsilinnankatu 26

33200 Tampere

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 30.5.2022.